1. Introduzione
Le recenti novità normative, relative alla Legge 215/2021, che converte il D.L. 146/2021, e che comporta modifiche nel Testo Unico sulla salute e sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 81/2008) possono implicare significativi impatti anche sul Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001 (in seguito, per brevità espositiva, “Modello 231”) e sull’attività dell’Organismo di Vigilanza.
Il Modello 231, per la sua natura e per la sua funzione, tende a rappresentare i profili organizzativi della Società che più di altri svolgono un ruolo nella prevenzione dei reati-presupposto. Sotto questo profilo, è da sottolineare il ruolo dei preposti.
Alla luce delle novità normative introdotte dalla Legge 215/2021, i preposti assumono un ruolo chiave nell’organigramma della sicurezza. Tale aspetto potrà essere messo in evidenza nella parte speciale del Modello 231 della salute e sicurezza sul lavoro.
Vediamo adesso quali sono le novità che riguardano i preposti, esaminando contestualmente i possibili riflessi sul Modello 231 e sull’attività dell’OdV.
2. Individuazione formale dei preposti
La Legge 215/2021 prevede l’obbligo per il datore di lavoro e i dirigenti di individuare il preposto o i preposti per l’effettuazione delle attività di vigilanza stabilite dall’art. 19 del Testo Unico, affidando ai contratti collettivi di lavoro la possibilità di stabilire la misura dell’emolumento spettante al preposto per lo svolgimento delle attività di vigilanza affidate, ma anche prevedendo che il preposto non possa subire alcun pregiudizio per lo svolgimento della propria attività (art. 18, comma 1, lettera b-bis), D.Lgs. n. 81/2008). Tale misura di tutela è rafforzata dalla previsione della sanzione penale: arresto da due a quattro mesi o ammenda da 1.500 a 6.000 euro.
Chiaramente, tale misura serve ad evitare le ambiguità e la confusione organizzativa che caratterizzano alcune aziende su questo profilo. D’altro canto, con l’individuazione formale del preposto, quest’ultimo non potrà più addurre, per eludere o attenuare eventuali responsabilità, di non essere stato reso consapevole di tale ruolo e dei conseguenti obblighi.
Questa disposizione realizza una misura spesso già prevista nei protocolli dei Modelli 231, che – per il principio di tracciabilità e di chiarezza organizzativa – chiedevano, appunto, l’individuazione formale dei preposti. Ad ogni modo, questa novità normativa merita un recepimento e un’adeguata valorizzazione nella parte speciale salute e sicurezza sul lavoro del Modello 231. Ad esempio, potrà essere prevista una disposizione ribadendo che, ai sensi dell’art. 18 del D.Lgs. 81/2008, il datore di lavoro procede all’individuazione formale di tutti i preposti e, a tale scopo, la Società si dota di una apposita procedura/istruzione operativa. Questa potrà prevedere:
- che il provvedimento di individuazione contenga anche la chiara esplicitazione degli obblighi di cui all’art. 19 del D.Lgs. 81/2008 a carico dei preposti;
- che il provvedimento sia consegnato a ciascun preposto attuale e futuro acquisendone la relativa sottoscrizione per presa visione;
- un riscontro periodico tra l’organigramma aziendale, l’elenco dei preposti e l’elenco di coloro che hanno ricevuto la comunicazione formale di individuazione dei preposti;
- Che la formazione specifica per i preposti sia svolta con cadenza biennale e in presenza (in attesa della pubblicazione di specifico decreto o accordo che definisca le modalità).
L’OdV potrà integrare le proprie verifiche in ambito salute e sicurezza sul lavoro verificando che:
- la società abbia effettivamente provveduto all’individuazione formale dei preposti;
- che vi sia effettiva corrispondenza tra i preposti individuati e le figure che “in ragione delle competenze professionali e nei limiti di poteri gerarchici e funzionali adeguati alla natura dell’incarico conferitogli, sovrintende alla attività lavorativa e garantisce l’attuazione delle direttive ricevute, controllandone la corretta esecuzione da parte dei lavoratori ed esercitando un funzionale potere di iniziativa” (art. 2, comma 1, lett. e). Collegando il tema ai principi del sistema di gestione, l’OdV deve esigere dall’organizzazione specifiche informazioni documentate in merito alla verifica delle competenze e della consapevolezza dei ruoli ricoperti dai preposti;
- che i preposti individuati abbiano ricevuto la comunicazione formale e che la Società abbia conservato la relativa documentazione, comprensiva della sottoscrizione dei preposti per presa visione;
- che vi sia un organigramma che individua i principali attori del sistema di prevenzione della salute e sicurezza sul lavoro tra cui il datore di lavoro, i delegati ex art. 16 D.Lgs. 81/2008, i dirigenti della sicurezza, i preposti, gli addetti alle emergenze, RLS, medico competente, ecc.
3. Obblighi dei preposti
Tra le varie novità con maggiore impatto organizzativo si segnalano le modifiche dell’art. 19, comma 1, del D.Lgs. 81/2008 (Testo Unico), riguardante gli obblighi dei preposti. Le novità riguardano l’integrazione del punto a) e l’inserimento del punto f-bis); nella parte sotto riportata è evidenziata in grassetto l’integrazione derivante dalla L. 215/2021:
a. sovrintendere e vigilare sull’osservanza da parte dei singoli lavoratori dei loro obblighi di legge, nonché delle disposizioni aziendali in materia di salute e sicurezza sul lavoro e di uso dei mezzi di protezione collettivi e dei dispositivi di protezione individuale messi a loro disposizione e, in caso di rilevazione di comportamenti non conformi alle disposizioni e istruzioni impartite dal datore di lavoro e dai dirigenti ai fini della protezione collettiva e individuale, intervenire per modificare il comportamento non conforme fornendo le necessarie indicazioni di sicurezza. In caso di mancata attuazione delle disposizioni impartite o (in caso) di persistenza dell’inosservanza, interrompere l’attività del lavoratore e informare i superiori diretti;
f_bis. in caso di rilevazione di deficienze dei mezzi e delle attrezzature di lavoro e di ogni condizione di pericolo rilevata durante la vigilanza, se necessario, interrompere temporaneamente l’attività e, comunque, segnalare tempestivamente al datore di lavoro e al dirigente le non conformità rilevate.
Da rimarcare i poteri assegnati ai preposti di:
- intervento per modificare i comportamenti non conformi;
- interrompere le attività del lavoratore
Ne discende che il preposto deve essere messo nelle condizioni di operare ed ottemperare al principio fondamentale della vigilanza, quindi deve conoscere le disposizioni normative, avere la disponibilità di accesso alle procedure di cui l’organizzazione si è dotata, deve essere parte attiva nella loro implementazione.
Per tali specifiche funzioni obbligatorie del preposto, il D.L. n. 146/2021 convertito prevede l’applicazione della pena dell’arresto fino a due mesi o dell’ammenda da 491,40 a 1.474,21 euro.
L’OdV potrà verificare e suggerire, se non già attuato, che sia svolto un incontro informativo rivolto ai preposti, possibilmente con la presenza del datore di lavoro, del RSPP ed eventualmente anche del Responsabile del sistema di gestione integrato, allo scopo di illustrare le novità e, soprattutto, i loro più estesi obblighi previsti dal nuovo art. 19 del D.Lgs. 81/2008.
Inoltre, il datore di lavoro, coadiuvato dal RSPP, potrebbe valutare di introdurre delle schede dei flussi informativi per i preposti, con le quali ciascun preposto dovrà segnalare, a seconda dei casi ad evento o con una certa frequenza periodica predefinita, se si sono verificate le situazioni previste dall’art. 19. Nella scheda dei flussi informativi potrà, inoltre, essere inserita un’attestazione con la quale, dopo aver elencato tutti i doveri di cui all’art. 19, i preposti dovranno attestare di aver svolto i compiti ivi previsti.
In generale, la questione della formazione e consapevolezza dei preposti del proprio ruolo e delle proprie responsabilità, nonché ovviamente la vigilanza concretamente attuata da questi, acquisiscono sempre più importanza ai fini della corretta applicazione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo. Del resto, come già sottolineato, il preposto assume sempre più un ruolo chiave nell’organigramma della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro. Tra l’altro, da non sottovalutare anche il ruolo dei preposti in merito alla tutela ambientale (che in alcuni casi può avere risvolti anche nei confronti della sicurezza e della salute dei lavoratori).
4. Preposti degli appaltatori
Nei contratti di appalto e subappalto è previsto che i datori di lavoro degli appaltatori e subappaltatori hanno l’obbligo di indicare espressamente e nominativamente al committente il personale dagli stessi individuato per svolgere le funzioni di preposto (art. 26, comma 8-bis, D.Lgs. n. 81/2008). La rilevanza di tale obbligo di designazione e informativo è evidenziata dalla circostanza che l’inosservanza è penalmente sanzionata con la pena alternativa dell’arresto da due a quattro mesi o dell’ammenda da 1.500 a 6.000 euro.
Nell’ambito del Modello 231 potrebbero essere inserite regole di condotta o protocolli che prevedano l’inserimento nella procedura acquisti dell’indicazione dell’obbligo di acquisire dai soggetti appaltatori e subappaltatori (ex art. 26 D.Lgs. 81/2008) i nominativi dei soggetti che svolgono la funzione di preposto. Il Modello potrebbe poi prevedere che tale indicazione sia inserita anche nei contratti con gli appaltatori.
L’OdV dovrà verificare che:
- le procedure acquisti siano state integrate con la previsione sopra menzionata;
- i contratti di appalto (e i relativi DuVRi, o altra documentazione pertinente) prevedano la richiesta di indicazione dei nominativi dei soggetti che svolgono la funzione di preposto;
- in alcuni appalti, selezionati a campione, la società committente abbia effettivamente acquisito i nominati dei preposti dell’appaltatore.
5. Formazione dei preposti
Significative anche le novità sul preposto dal punto di vista dell’aggiornamento della formazione obbligatoria specifica, che deve essere ripetuta con cadenza almeno biennale e, comunque, ogni qual volta sia reso necessario in ragione dell’evoluzione dei rischio o all’insorgenza di nuovi.
L’art. 37 (“Formazione dei lavoratori e dei rappresentanti”) è stato così modificato (sono segnalate in grassetto le novità):
“7. Il datore di lavoro, i dirigenti e i preposti ricevono un’adeguata e specifica formazione e un aggiornamento periodico in relazione ai propri compiti in materia di salute e sicurezza sul lavoro, secondo quanto previsto dall’accordo di cui al comma 2, secondo periodo”
“7-ter. Per assicurare l’adeguatezza e la specificità della formazione nonché l’aggiornamento periodico dei preposti ai sensi del comma 7, le relative attività formative devono essere svolte interamente con modalità in presenza e devono essere ripetute con cadenza almeno biennale e comunque ogni qualvolta sia reso necessario in ragione dell’evoluzione dei rischi o all’insorgenza di nuovi rischi”.
A rinforzare tale previsione la miniriforma porta con sé l’applicazione della pena alternativa dell’arresto da due a quattro mesi o dell’ammenda da 1.474,21 a 6.388,23 euro
La società dovrà, quindi, effettuare una revisione della programmazione sulle attività formative, programmando un aggiornamento almeno biennale della formazione per i preposti e da svolgere obbligatoriamente in presenza.
L’OdV dovrà svolgere delle verifiche su:
- presenza di un piano formativo coerente con le nuove modalità di erogazione della formazione specie nei confronti dei preposti;
- rispetto dell’obbligo di formazione almeno biennale e in presenza.
6. Altre novità sulla formazione
Tra le novità più avanti analiticamente riportate si suggerisce di prestare particolare attenzione anche a:
– formazione obbligatoria per il datore di lavoro (in attesa di specifici decreti o Accordi in merito);
– tracciamento delle attività di addestramento per i lavoratori.
La nuova formulazione dell’art. 37, comma 5, del D.Lgs. 81/2008 prevede l’obbligo di svolgere e tracciare attività di addestramento, attività che dovrà essere svolta da persona esperta e sul luogo di lavoro. L’addestramento consiste nella prova pratica, per l’uso corretto e in sicurezza di attrezzature, macchine, impianti, sostanze, dispositivi, anche di protezione individuale; l’addestramento consiste, inoltre, nell’esercitazione applicata, per le procedure di lavoro in sicurezza. Gli interventi di addestramento effettuati devono essere tracciati in apposito registro.
Si segnala, inoltre, che la L. 215/2021 che ha apportato modifiche al D.Lgs. 81/2008 ha previsto l’obbligo di svolgere formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro per il datore di lavoro, secondo modalità da definire nell’Accordo Quadro Stato Regioni (entro il 30 giugno 2022).
Anche in questo caso, il Modello 231 dovrà prevedere tale attività obbligatorie, secondo le regole che saranno previste dall’Accordo Quadro Stato – Regioni.
L’OdV dovrà verificare, anche con verifiche a campione nel caso dei lavoratori, il rispetto di tali obblighi e le modalità di svolgimento e di tracciamento delle attività di addestramento.